Para garantir que um Portal Corporativo atenda seus objetivos, não basta utilizarmos as melhores ferramentas de tecnologia da informação e comunicação. Através da gestão de processos, deve-se estabelecer um conjunto de diretrizes e procedimentos que sistematizem a gestão de seus conteúdos, ou seja, a Governança de Conteúdos deste Portal.
O estabelecimento da política de governança deve ser iniciado no início do processo de desenvolvimento do portal apresentando seus objetivos, utilização, mecanismos de controles quando a percepção de seus usuários e regras de negócios da organização. Ao ser concluído deve ser amplamente divulgado para todos os envolvidos.
Através de diagnóstico desenvolvido em cada setor da empresa ou instituição, quanto as necessidades de conteúdos a serem disponibilizados, inicia-se o processo da Política de Governança. Com estes dados será ser estabelecido o “fluxo das informações” de cada área da organização.
Entre os princípios na elaboração desta política deve-se observar principalmente, a transparência e atualização dos assuntos, padronização das diretrizes e verificação contínua quanto ao cumprimento das metas e objetivos planejados para o portal.
Alguns itens são essenciais neste documento: instruções e padronizações de layout e conteúdo, matriz de responsabilidades, indicação de autoridade para aprovação dos conteúdos, confiabilidade das informações, responsável pelo suporte e periodicidade das atualizações. Outro fator fundamental é o envolvimento de todos com o portal, motivando o comprometimento das pessoas.
Finalmente deverão ser esclarecidos e explicitados neste documento os critérios de segurança entre eles, a forma de relacionamento com terceiros que interagem com o portal, os critérios de privacidade quanto ao compartilhamento de informações e os direitos de uso e propriedade dos conteúdos e imagens (Lei de Direito Autoral - Lei nº 9.610, de 19/02/1998).
Salienta-se que a Política de Governança de um Portal Corporativo deve ser constantemente monitorada e modificada conforme sua evolução.
VIBERTI, Fernando. Política de governança: estrutura mínima. Disponível em: http://intranetportal.org.br/wp/2005/03/politica-de-governanca-estrutura-minima/. Acesso em 24.09.2010.
VIBERTI, Fernando. Governança de conteúdo: elaborando a política. Disponível em: http://intranetportal.org.br/wp/2005/02/governanca-de-conteudo-elaborando-a-politica/ Acesso em: 25.09.2010.
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